Ve škole, v práci a v každodenním životě se můžeme setkat s lidmi, kteří vypadají, že mají všechno pohromadě. Jsou produktivní, bez stresu a dosahují dobrých výsledků. Ale je pravděpodobné, že se tak nenarodili. Řízení, organizace a rozdělování času jsou dovednosti, které se můžeme naučit. Pokud tak učiníte, může vám to pomoci kontrolovat čas a podpořit celkovou spokojenost.
Zde je několik tipů a metod, které vám mohou pomoci využít váš čas k lepší pohodě.
Co je to time management?
Time management je proces vědomého plánování a kontroly času stráveného na konkrétních úkolech za účelem zvýšení efektivity. Možná jste obeznámeni se stanovováním termínů, psaním seznamů úkolů a dáváním si malých odměn za splnění určitých činností. Motivovat se , abychom dělali věci, které musíme dělat, abychom mohli dělat věci, které dělat chceme , je součástí života.
Vytváření dobrých rutin a návyků pro řízení svého času začíná tím, že víte, jaké strategie existují, a poté je otestujte ve svém životě. Dobrá organizace času může vést ke zdravému a vyváženému životnímu stylu, který se může projevit jako:
- Snížení stresu
- Zvyšování energie
- Dosahování cílů efektivněji
- Upřednostnění toho, co je důležité
- Dosáhnout více za méně času
- Snížení prokrastinace
- Posílení sebevědomí
- Dostat se dále ve své kariéře nebo vzdělání
Jádrem metod time managementu jsou podle Harvard Business Review základní dovednosti uvědomění , uspořádání a adaptace . To znamená mít na paměti svůj čas, jeho strukturování a upravování za pochodu, to je tajemství efektivního řízení času. Vedoucí pracovníci nyní poukazují na behaviorální dovednosti jako na nejdůležitější pro moderní pracovní sílu, přičemž „dovednosti řízení času a schopnost stanovit priority“ jsou v průzkumu mezer v dovednostech IBM na druhém místě
6 strategií řízení času
Pokud chcete mít svůj čas pod kontrolou, zde je šest tipů a strategií, jak začít:
1. Proveďte časový audit.
Začněte tím, že zhodnotíte, kde skutečně trávíte čas. Vytvořte si vizuální mapu přibližných hodin, které strávíte prací, školou, domácími pracemi, dojížděním, sociálními sítěmi a volnočasovými aktivitami. Poté se můžete hlouběji seznámit se školou nebo prací a rozdělit svůj předchozí týden na dny a poté hodiny. Kolik času trvalo dokončit ten papír? Trval pracovní projekt déle, protože jste při práci z domova procházeli Facebook? Udělejte si čas na zamyšlení a vyčíslení toho, jak trávíte čas.
Stanovte si cíle na základě tohoto výsledku. Plánováním dopředu a nastavením časových limitů pro své úkoly a priority můžete uvolnit čas na to, co je pro vás nejdůležitější, jako je trávit více času s přáteli a rodinou. Začněte tím, že každou neděli věnujete půl hodiny záměrnému plánování týdne dopředu a stanovování denních cílů.
2. K nastavení priorit použijte Eisenhowerovu matici.
Eisenhower Matrix je oblíbený nástroj, který vám pomáhá rozlišovat mezi úkoly, které jsou důležité, nedůležité, naléhavé a neodkladné . Kvadrant má čtyři políčka, ve kterých si můžete rozdělit své úkoly tak, abyste upřednostnili to, na co byste se měli zaměřit jako první. Odpovídají také 4 D při provádění: do, odložit, delegovat a smazat .
- Kvadrant 1: Důležité a naléhavé. Nejprve proveďte tyto úkoly. Toto jsou priority, které nejvíce odpovídají vašim cílům.
- Kvadrant 2: Důležité, ale ne naléhavé. Odložte je na později ve svém rozvrhu.
- Kvadrant 3: Naléhavé, ale ne důležité. Pokud je to možné, delegujte je na ostatní, zvláště pokud nepřispívají k vašim dlouhodobým cílům.
- Kvadrant 4: Není důležitý a není naléhavý. Odstraňte tyto úkoly nebo je dělejte, když máte volný čas, protože odvádějí pozornost od vašich priorit.
Pro ještě jednodušší přístup vytvořte seznam úkolů a označte každou položku jako naléhavou nebo důležitou. Často upřednostňujeme naléhavé úkoly místo důležitých – jako jsou úkoly, které mohou být kreativní, důležité a naplňující, ale nemají stanovený termín – takže jejich identifikace a označení může být užitečným krokem k dosažení vašich osobních a profesních cílů.
3. Zaměstnávejte metody, jak „nakrájet“ svůj čas.
Jakmile budete mít lepší představu o tom, jaké jsou vaše priority, nastavení limitů může být vynikajícím nástrojem pro řízení času. Existuje několik možností, jak rozdělit svůj čas na stravitelné kousky.
Vyzkoušejte metodu Pomodoro . Tuto techniku vyvinul koncem 80. let Francesco Cirillo, univerzitní student, který byl zavalen studiem a úkoly. Metoda Pomodoro vyžaduje použití časovače k rozdělení vaší práce do 25minutových intervalů oddělených 5 minutami přestávky. Po čtyřech pomodorech si můžete udělat delší 15-30 minutovou pauzu. Pomodoro („rajče“ v italštině) podporuje koncentraci a zmírňuje duševní únavu, což je užitečné zejména při práci na dobu neurčitou, jako je provádění výzkumu, studium na zkoušku nebo dokončení konzultačního projektu. Můžete vyzkoušet Pomodor na ploše nebo aplikaci Focus Keeper na telefonu.
Přijměte švýcarskou sýrovou metodu . Podobně jako u Pomodora, metoda švýcarského sýra rozděluje velký projekt na menší úkoly. Technika švýcarského sýra vytvořená Alanem Lakeinem, autorem knihy Jak získat kontrolu nad svým časem a svým životem , „provrtává díry“ v ohromujícím úkolu tím, že jej rozděluje na úkoly, jejichž dokončení trvá pět až 10 minut. A možná, jen možná, těch 10 minut stačí k tomu, abyste se na úkol mohli déle soustředit.
Díky „rozdělení“ času uděláte z velkých projektů a cílů méně skličující. Méně prokrastinace, více produktivity.
4. Soustřeďte se vždy na jednu věc.
Pro většinu z nás je multitasking obecně méně efektivní než soustředění se na jeden úkol najednou. Ve skutečnosti jedna studie zjistila, že pouze 2,5 procenta lidí je schopno efektivně multitasking. Dělání příliš mnoha věcí najednou může ovlivnit vaše kognitivní schopnosti, takže se budete cítit neproduktivní nebo nespokojení se svým pokrokem. Uspořádání si času tak, abyste dokončili jeden úkol před zahájením dalšího, může zvýšit vaši sebedůvěru.
Dále může být užitečné rozdělit úkoly. Pokud jste například spisovatel, můžete pondělí věnovat výzkumu, úterý až čtvrtek psaní a pátek editaci.
5. Dejte si odměnu.
Odměny nejsou vyhrazeny pro dobře vychované děti a domácí mazlíčky. Mohou být skvělým zdrojem motivace pro osvojení si dobrých návyků time managementu. Za každý úkol, který za den splníte, si můžete dát malou odměnu. Tyto odměny nemusí být extravagantní nebo drahé. Některé možnosti zahrnují:
- Dejte si pauzu, abyste si vychutnali svou oblíbenou svačinu
- Jít na krátkou procházku ven
- Zavolejte příteli nebo rodinnému příslušníkovi
- Meditujte pět minut
- Poslechněte si epizodu podcastu nebo kapitolu audioknihy
Za větší odměny si můžete dopřát aktivity, jako je čtení knihy ve vaně, plánování noci s přáteli nebo rezervace dovolené. Máte moc určovat, které cíle si zaslouží jakou shovívavost. Vzrušující odměny vám mohou pomoci zvládnout obzvláště náročný projekt nebo pracovní období.
6. Použijte aplikace k blokování rušivých vlivů.
Někdy odměny a dobré úmysly nestačí k tomu, abychom se mohli soustředit. Aplikace nebo rozšíření prohlížeče vám mohou pomoci minimalizovat rozptylování tím, že vám zablokují používání sociálních sítí nebo dotyku telefonu. Zde jsou některé aplikace a rozšíření, která můžete vyzkoušet:
- Forest je aplikace, která vám pomůže soustředit se a vypnout telefon. Společnost spolupracuje s organizací s názvem Trees for the Future, aby sázela stromy, když utrácíte virtuální mince vydělané ve Forest.
- StayFocused je rozšíření prohlížeče, které vám brání používat weby, které plýtvají časem, jako je Reddit, Twitter, Wikipedia, Instagram a další. Je vysoce konfigurovatelný, takže si ho můžete přizpůsobit svým specifickým rušivým vlivům.
- Freedom je nástroj, který dokáže blokovat weby i aplikace na všech vašich zařízeních současně. Využijte jejich bezplatnou zkušební verzi a zjistěte, zda je pro vás to pravé.
Jak si vytvořit vlastní strategii time managementu
Nyní, když máte ve své sadě nástrojů nějaké potenciální tipy a metody pro řízení času, je čas vytvořit strategii. Než si vytvoříte nejúčinnější dlouhodobé návyky a rutiny, můžete experimentovat s několika technikami.
Stanovte si cíle a priority.
Zvažte svůj životní styl, zda jste student nebo pracující profesionál (nebo obojí), zda máte rodinu nebo se toužíte stát digitálním nomádem (nebo obojí!). Přemýšlejte o svých dlouhodobých a krátkodobých cílech pro vaši kariéru a osobní rozvoj. Ujistěte se, že cíle jsou SMART: konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a včasné. Co bude potřeba k jejich dosažení? Jak můžete řídit svůj čas, abyste maximalizovali svou produktivitu?
Jakmile si stanovíte své cíle, seřaďte je podle důležitosti. K lepší vizualizaci vašich priorit může být užitečné použít Post-it nebo pero a papír.
Vyberte si pro vás nejlepší metodu.
Pomocí výše uvedeného seznamu tipů se rozhodněte, kterou metodu nebo dvě implementovat. Na základě toho, co se vám osvědčilo v minulosti, můžete kombinovat různé dovednosti řízení času. Pokud si nejste jisti, který z nich bude pro vás fungovat, vyberte si náhodně jeden a vyzkoušejte ho.
Plánujte a realizujte.
Aplikujte zvolenou metodu po určitou dobu. Měsíc je obvykle dostatečná doba na vyhodnocení, zda strategie funguje. Více než 30 dní sledujte svůj pokrok. Udělejte si poznámky o tom, jak se cítíte po jednom nebo dvou týdnech. Byla jedna metoda účinnější než druhá?
K nastavení měsíčních a týdenních cílů použijte plánovač, kalendář Google nebo jednoduše tužku a papír. Pro každodenní úkoly si každé ráno napište seznam úkolů s dosažitelnými (švýcarskými sýry) cíli. Neváhejte a vyhraďte své dny flexibilitou a přisypte spoustu malých odměn.
Přehodnoťte.
Po měsíci používání vašich nových metod time managementu je čas na přehodnocení. Co funguje? Co nefunguje? Upravte svou strategii a plán, abyste byli efektivnější. Pokračujte v praktikování těchto návyků každý měsíc a přizpůsobujte je tak, jak se mění vaše priority. To, co vám funguje, když jste student, nemusí být stejné jako při nástupu do nového zaměstnání.
Pamatujte, že praktikování time managementu je neustálý proces a život se stává (spolu s dalšími stresory a výzvami, které s tím přicházejí). Je v pořádku, pokud se přes noc neproměníte v guru time managementu. Jde o pokrok, ne o dokonalost.