Projektoví manažeři používají Ganttovy diagramy ke stanovení realistických časových plánů a dodržení termínů závazků. Pomáhají týmům představit si, kolik času nebo zdrojů je potřeba k dokončení projektu. Sdělují zúčastněným stranám časovou osu a jak změny rozsahu projektu ovlivňují výsledek.
V Ganttově diagramu se čas měří na ose x, zatímco struktura rozpisu práce je rozložena na ose y sloupcového diagramu. Nové úkoly mohou začít až po dokončení předchozího úkolu.
Jak vytvořit Ganttův diagram
Těchto pět kroků vás provede vytvořením vlastního Ganttova diagramu, který vám pomůže řídit váš projekt.
1. Načrtněte rozsah projektu.
Před vytvořením Ganttova diagramu načrtněte rozsah projektu. Poté shromážděte klíčová data, zdroje a výsledky projektu. Než budete pokračovat, budete muset znát své výstupy a celkovou časovou osu.
Identifikujte své obchodní cíle, klíčové výstupy a zdroje. Zvažte tyto prvky:
- Cíle
- Obchodní případ
- Klíčové výsledky
- tým
- Zdroje
- Rozpočet
- Plán
- Rizika
- Cíle a klíčové výsledky (OKR)
- Schválení
2. Určete závislosti úlohy.
Prozkoumejte a promluvte si se zainteresovanými stranami, které vám pomohou určit, které úkoly mají největší prioritu. Poté definujte vztahy mezi úkoly, které se nazývají „závislosti úkolů“, a určete pořadí, ve kterém by se měly úkoly provádět.
V tomto okamžiku budete mít kousky, které potřebujete k nastínění Ganttova diagramu.
3. Uspořádejte úkoly v chronologickém pořadí.
S úkoly a závislostmi je uspořádejte v chronologickém pořadí. Odhadněte čas potřebný k dokončení každého úkolu a prodlužte úkol na očekávanou dobu na Ganttově diagramu. Tento krok můžete konzultovat se zúčastněnými stranami.
4. Přidělte úkoly a dostupnost.
Dalším krokem je prodiskutovat dostupnost členů týmu a vytvořit realistickou časovou osu pro cíle projektu. Přidělte úkoly členům týmu, jejichž role a mohou komunikovat případné překážky.
5. Sledujte svůj pokrok.
Ganttův diagram je živý dokument, který budete pravděpodobně muset aktualizovat v průběhu projektu. Je odpovědností projektového manažera sledovat průběh úkolů a podle toho upravit Ganttův diagram.
Použijte graf ke sledování zdrojů a termínů. Sledování pokroku udržuje transparentnost a zajišťuje, že úkoly budou dokončeny včas. Tento proces poskytuje projektovým manažerům příležitost naučit se cenné lekce pro úspěch v jejich příštím projektu.